Amaranto 13

Bueno, todos sabemos que la información es una palabra clave en la empresa y debes tenerla presente a cada momento, de otra forma te será imposible gestionar tu organización.

Así que, tener toda la información y el conocimiento de un asunto es fundamental a la hora de tomar decisiones.

“Vaya, acabo de decir algo que es de perogrullo”. 

Pues sí, y sin embargo muchas veces lo más evidente nos pasa desapercibido o lo consentimos, que aún es peor. 

Por otro lado, siempre he pensado que las decisiones las tienen que tomar aquellos que van a asumir la responsabilidad de los resultados. 

Por consiguiente, no tomarás una buena decisión si no consigues el cien por cien de la información. Y lo sorprendente es que cuesta mucho encontrarla al cien por cien. A veces tienes la impresión de ir con un sacacorchos para extraerla. 

Por esta razón, es importante habituar a tu equipo de trabajo a que a las reuniones vengan preparados con toda la información. Aun así, no lo conseguirás, te lo garantizo.

Y llegados a este punto no te queda más remedio que resolver el puzzle.

A todo esto, doy por hecho de que cada uno tiene sus herramientas y mecanismos para tener la información actualizada. Pero también doy por hecho que no será suficiente para llegar al cien por cien de la información, y esto sucede habitualmente cuando la información está en posesión solo de personas y no está registrada en ningún soporte.

En particular, a mí me ha ido bien, cuando he tenido que resolver una incidencia o tomar decisiones sobre un proyecto, hacer entrar en la reunión a toda aquella persona que por un motivo u otro han participado en el asunto. Y aunque su aportación sólo sea un uno por ciento de la información, esto te va a ayudar en el puzzle.

Una vez más, te recuerdo lo de la responsabilidad en la toma de decisiones; por lo tanto, actúa sin reparos y sé muy exigente y taxativo con la información o de lo contrario pagaras las consecuencias. 

En otras palabras, huye inmediatamente de los reportes vacilantes, de las generalidades y de las divagaciones, no solo no ayudan, sino que entorpecen, distraen y confunden. Y te digo de forma contundente que la información debe ser precisa, concreta y detallada.  Así que, saca de una reunión a las personas que no llegan preparadas o que no aportan.

Y también, aquellos que ya han transmitido su información o se les ha encargado recabarla y que ya no son necesarios en la reunión es mejor que salgan. Solo deben permanecer reunidas, en cada momento, las personas implicadas o que forman parte directamente del asunto.

Por último, siempre he pensado que una reunión de trabajo para el seguimiento y solución de incidencias o asuntos del proyecto deben ser cortas en el tiempo, intenta evitar que estas se alarguen más de 30 o 35 minutos, (la mañana pasa muy rápido).

The information

Well, we all know that information is a key word in the company and you must keep it in mind at all times, otherwise it will be impossible for you to manage your organization.

So, having all the information and knowledge of a matter is essential when making decisions.

“Wow, I just said something that is truism.”

Well yes, and yet many times the most obvious things go unnoticed or we consent to it, which is even worse.

On the other hand, I have always thought that decisions have to be made by those who are going to assume responsibility for the results.

Therefore, you will not make a good decision if you do not get 100% of the information. And the surprising thing is that it is very difficult to find it one hundred percent. Sometimes you have the impression of going with a corkscrew to extract it.

For this reason, it is important to get your team used to coming to meetings prepared with all the information. Still, you won’t get it, I guarantee it.

And at this point you have no choice but to solve the puzzle.

In all this, I assume that each one has their tools and mechanisms to have updated information. But I also assume that it will not be enough to reach one hundred percent of the information, and this usually happens when the information is in the possession of only people and is not recorded on any medium.

In particular, it has worked well for me, when I have had to resolve an incident or make decisions about a project, to bring into the meeting everyone who, for one reason or another, has participated in the matter. And even if their contribution is only one percent of the information, this will help you in the puzzle.

Once again, I remind you about responsibility in decision-making; Therefore, act without hesitation and be very demanding and exhaustive with the information or else you will pay the consequences.

In other words, immediately flee from hesitant reports, generalities and ramblings, not only do they not help, but they hinder, distract and confuse. And I tell you conclusively that the information must be precise, concrete and detailed. So, remove people from a meeting who do not come prepared or who do not contribute.

And also, those who have already transmitted their information or have been tasked with collecting it and who are no longer needed in the meeting are better off leaving. Only the people involved or who are directly part of the matter should remain together at any given time.

Finally, I have always thought that a work meeting to monitor and resolve incidents or project issues should be short in time, try to avoid them lasting more than 30 or 35 minutes (the morning goes by very quickly).

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