Amaranto 13

De sobras es sabido para el propietario que la incidencia es una constante en la compañía y que cualquier operación en la empresa, ha tenido, tiene o tendrá algún tipo de incidencia durante el desarrollo del proceso de un proyecto. 

Por consiguiente, en toda operación la incidencia debe estar prevista siempre en un protocolo, procedimiento o plan de actuación. 

Tampoco, la incidencia se debe considerar como contingencia (aunque la contingencia sí que puede provocar incidencias -si se le da una mala solución-), por tanto, de ninguna manera la incidencia puede estar expuesta a la improvisación. Esto es un error que cuesta tiempo y dinero.

Así entonces, es misión del propietario exigir a cualquier responsable de departamento, director de proyecto o responsable de una operación, que tenga preparado un plan de detección, resolución y comunicación de la incidencia producida en cualquier proceso implantado en la compañía.

A su vez, la incidencia producida en cualquier proceso de la empresa debe estar identificada, registrada y comunicada.

Por lo cual, la incidencia debe estar prevista en cualquier operación o proceso. Esto no es imposible; un proyecto bien definido tiene que estar reflejado en un protocolo y plan de ejecución. Y en ese documento se describe al detalle todas las partes del proyecto: diseño, acción, ejecución y entrega.

También saber qué, la incidencia lleva consigo un tiempo límite de solución y por eso debe ser cronometrada. Esto es que, desde su detección hasta su solución definitiva, se le tiene que fijar un tiempo.

Tampoco la incidencia debe ir a la deriva por el departamento implicado, una vez queda registrada la incidencia, el responsable establece una pauta de seguimiento y solución dentro del tiempo fijado para su solución.

Por seguir, la incidencia no debería dar mucho problema para la organización, sin embargo, lo que sí que es un problema es la reiteración sobre la misma incidencia y la falta de procedimientos para solucionarla. Tampoco no hay que buscar culpables, lo importante es detectar el origen de la incidencia, localizar la causa y corregirla. 

Si algo importa en la incidencia es la comunicación. Así que es muy importante informar a todas las partes implicadas en el proceso; en esto siempre funciona mejor el equipo que la individualidad. Y sobre todo mantener informado al cliente en todo momento. Un cliente siempre comprenderá la incidencia, pero nunca perdonará un fallo de comunicación por parte de la compañía.

También es fundamental establecer un curso de reuniones de seguimiento para la solución de la incidencia. Parece lógico y sin embargo frecuentemente se descuida por parte del responsable del departamento. 

Acabo, la incidencia provoca nervios y estrés en los departamentos, pero de la misma forma cuando están bien coordinadas y ordenadas también cohesiona, fortalece y une a las personas que forman los equipos.

The incidence

It is well known to the owner that incidence is a constant in the company and that any operation in the company has had, has, or will have some type of incidence during the development of a project process.

Consequently, in every operation the incident must always be foreseen in a protocol, procedure, or action plan.

Nor should the incident be considered as a contingency (although contingency can cause incidents -if it is given a bad solution-), consequently, in no way can the incident be exposed to improvisation. This is a mistake that costs time and money.

Thus, it is the owner’s mission to demand that any department manager, project manager or operation manager prepare a plan for detecting, resolving, and communicating the incident that occurs in any process implemented in the company.

At the same time, the incident produced in any company process must be identified, recorded, and communicated.

Therefore, the incidence must be foreseen in any operation or process. This is not impossible; A well-defined project must be reflected in a protocol and execution plan. And in that document all parts of the project are described in detail: design, action, execution, and delivery.

Also know that the incident carries with it a solution time limit and that is why it must be timed. This means that, from its detection to its definitive solution, a time has to be set.

Nor should the incident drift through the department involved; once the incident is registered, the person responsible establishes a follow-up and solution guideline within the time set for its solution.

To continue, the incident should not cause much of a problem for the organization, however, what is a problem is the repetition of the same incident and the lack of procedures to solve it. Nor there is no need to look for culprits, the important thing is to detect the origin of the incident, locate the cause and correct it.

If something matters in incidence, it is communication. So, it is very important to inform all parties involved in the process; In this, the team always works better than individuality. And above all, keep the client always informed. A customer will always understand the incident but will never forgive a communication failure on the part of the company.

It is also essential to establish a course of follow-up meetings to resolve the incident. It seems logical and yet it is frequently neglected by the head of the department.

Finally, the incident causes nerves and stress in the departments, but in the same way when they are well coordinated and ordered it also coheres, strengthens, and unites the people who make up the teams.

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